Lees onderstaande stappen en informatie goed door voor je een aanvraag indient. De stappen klappen open wanneer je erop klikt.

Toets jouw idee voor een nieuw project bij je afdelingshoofd. Deze beoordeelt of het project kan worden aangevraagd bij de Stichting.

Voor projecten gericht op inrichting, aankleding of verbouwing, neem vooraf contact op met Huisvesting en Vastgoed via HVCSophia@erasmusmc.nl.

Goedkeuring gekregen? Dan kan je de aanvraag gaan insturen.

Indien je akkoord hebt gekregen van je afdelingshoofd en, indien nodig, van Huisvesting en Vastgoed, stuur dan de volgende documenten naar projectaanvraag@vriendensophia.nl:

• Projectaanvraag
• Begroting

De stichting neemt alleen projectaanvragen in behandeling die volgens het format zijn ingevuld. Bovendien moet de begroting overeenkomen met het aangevraagde budget.

Indien de projectaanvraag is ingevuld volgens het format en voorzien van een passende begroting, neemt de Stichting de aanvraag in behandeling. In samenwerking met het bestuur van de Stichting wordt je aanvraag beoordeeld. Na enkele weken nemen wij per e-mail contact met je op.

Als de aanvraag positief is beoordeeld, stellen wij indien nodig nog aanvullende vragen over je projectaanvraag. Bovendien vermelden wij in deze e-mail het projectnummer dat aan je project is toegewezen.

Na goedkeuring betekent dit niet altijd dat je meteen kunt starten met het project. In de meeste gevallen gaan wij fondsen werven. Wees ervan bewust dat dit enkele weken tot maanden kan duren en dat de Stichting niet kan garanderen dat het volledige bedrag geworven kan worden.

Na goedkeuring start het team van de Stichting met de werving voor het project. De projectleider kan pas beginnen met de uitvoering van het project nadat hij of zij bericht heeft ontvangen dat de benodigde gelden beschikbaar zijn.

Je ontvangt een e-mail van de Stichting waarin staat dat de benodigde gelden beschikbaar zijn en dat je kunt starten met het project. We vragen je om de start- en einddatum van het project door te geven, zodat we deadlines kunnen instellen voor het aanleveren van terugkoppelingen.

Worden er voor het project producten aangeschaft? Dan attenderen we je erop dat Huisvesting en Vastgoed betrokken moet worden.

Worden er door het project salariskosten gemaakt? Dan attenderen we je erop dat een Personeelsinformatieformulier (PIF) bij ons ingeleverd moet worden. De PIF mag gemaild worden naar projectaanvraag@vriendensophia.nl.

Gedurende het project zul je kosten maken die je wilt declareren. Deze facturen worden via de eigen kostenplaats betaald en kunnen daarna bij de Stichting gedeclareerd worden. Vermeld bij declaraties het projectnummer en een korte beschrijving van de gemaakte kosten. Declaraties voor speelgoed moeten voorzien zijn van een handtekening van de projectleider.

De facturen voor declaratie kunnen worden ingediend via administratie@vriendensophia.nl.

Tijdens de uitvoering van het project houd je ons op de hoogte. Deadlines voor terugkoppelingen worden door de Stichting vastgesteld en aan de projectleider gecommuniceerd. Graag horen wij wat de start- en einddatum van het project is. Mocht er iets wijzigen in het project, verzoeken wij je vriendelijk om direct contact op te nemen.

Graag ontvangen wij uw voortgangsrapportage in dit format (word).

Na afronding van het project ontvangen we graag een eindrapportage, dit format (word). Stuur deze naar projectaanvraag@vriendensophia.nl.

Stuur een e-mail naar projectaanvraag@vriendensophia.nl of bel naar ons kantoor: 010 – 70 (41312).